4.9 KiB
MANUAL — Hướng dẫn sử dụng — <Tên hệ thống/module>
| Version | 1.0 |
| Date | YYYY-MM-DD |
| Author | |
| Đối tượng | (vai trò nào đọc tài liệu này) |
| Áp dụng cho phiên bản |
🔴 Viết theo công việc, không theo màn hình. Người dùng tìm "làm sao để đối soát ngày hôm qua", không tìm "màn hình SCR-01". Mục lục theo màn hình là mục lục không ai tra được.
Mục lục theo công việc
| # | Tôi muốn… | Xem mục |
|---|---|---|
| 1 | Đối soát dữ liệu của một ngày | §2.1 |
| 2 | Tìm lại một chênh lệch đã xử lý | §2.2 |
| 3 | Xuất báo cáo gửi kế toán | §2.3 |
| 4 | Gặp lỗi khi lưu | §4 |
1. Trước khi bắt đầu
| Đường dẫn | |
| Đăng nhập bằng | |
| Quyền bạn cần có | |
| Trình duyệt khuyến nghị | |
| Không vào được thì liên hệ |
Bạn thuộc vai trò nào — và điều đó ảnh hưởng gì:
| Vai trò | Bạn làm được gì | Bạn không thấy chức năng nào |
|---|---|---|
Người dùng không thấy một nút và tưởng hệ thống lỗi là tình huống hỗ trợ phổ biến nhất. Bảng này xử lý nó trước khi nó xảy ra.
2. Các công việc
2.1 <Tên công việc theo cách người dùng gọi>
| Khi nào làm việc này | |
| Bạn cần chuẩn bị | |
| Mất khoảng |
Các bước:
-
<Thao tác>
(ảnh chụp màn hình có khoanh vùng chỗ cần bấm)
💡 Mẹo: …
-
<Thao tác>
⚠️ Lưu ý: …
Kết quả bạn sẽ thấy:
(ảnh chụp)
Nếu không đúng như vậy: xem §4.
Lỗi thường gặp ở công việc này:
| Bạn thấy | Nghĩa là | Làm gì |
|---|---|---|
Nguồn của bảng này: mục "hiểu nhầm cách dùng" trong UAT §B2 và các quan sát ở §B3 — đó là
chỗ người dùng thật sự vấp phải, đã được kiểm chứng, không phải phỏng đoán.
3. Giải thích thuật ngữ
| Thuật ngữ trên màn hình | Nghĩa là gì | Ví dụ |
|---|---|---|
Lấy từ GLOSSARY trong 00-index/. Thuật ngữ hệ thống dùng mà người dùng không quen là
nguồn hiểu nhầm thường xuyên.
4. Gặp lỗi thì làm gì
Lấy từ bảng mã lỗi trong SRS §4.1, viết lại bằng ngôn ngữ người dùng.
| Thông báo bạn thấy | Nghĩa là | Bạn nên làm gì | Vẫn không được thì |
|---|---|---|---|
| "Mã cửa hàng này đã được sử dụng." | Mã bạn nhập trùng với cửa hàng khác | Kiểm tra lại danh sách, chọn mã khác | Liên hệ … |
5. Câu hỏi thường gặp
Nguồn: QLOG (câu hỏi lặp lại) + UAT §B2 (hiểu nhầm cách dùng) + phản hồi sau go-live.
Hỏi: … Đáp: …
6. Những gì hệ thống chưa làm được
| Chưa làm được | Hiện phải làm thế nào | Dự kiến có khi nào |
|---|
Ghi ra để người dùng không mất thời gian đi tìm chức năng không tồn tại.
7. Liên hệ hỗ trợ
| Vấn đề | Liên hệ | Kênh | Thời gian phản hồi |
|---|
Phụ lục — Nội dung đào tạo
P1. Kế hoạch buổi đào tạo
| Đối tượng | |
| Số người | |
| Thời lượng | |
| Hình thức | Trực tiếp / Trực tuyến / Tự học |
| Ngày |
| Thời gian | Nội dung | Hình thức |
|---|---|---|
| 0–10' | Vì sao có thay đổi này (lấy từ BRIEF §3) |
Trình bày |
| 10–30' | Đi qua luồng công việc chính | Demo |
| 30–60' | Người học tự thao tác trên dữ liệu mẫu | Thực hành |
| 60–75' | Hỏi đáp |
🔴 Phần thực hành là phần duy nhất tạo ra thay đổi hành vi. Buổi đào tạo chỉ có trình bày và demo thì tuần sau người dùng vẫn làm theo cách cũ.
P2. Bài thực hành
| # | Tình huống | Người học phải làm gì | Coi là đạt khi |
|---|---|---|---|
| 1 |
Lấy tình huống từ kịch bản UAT §A5 — chúng đã được kiểm chứng là phản ánh công việc thật.
P3. Theo dõi sau đào tạo
| # | Việc | Khi nào | Ai |
|---|---|---|---|
| 1 | Gửi tài liệu + link video | Ngay sau buổi | BA |
| 2 | Trực hỗ trợ tại chỗ | Tuần đầu | |
| 3 | Kiểm tra số lượt sử dụng thật | Sau 2 tuần | BA |
| 4 | Thu thập phản hồi | Sau 1 tháng | BA |
Việc số 3 là việc hay bị bỏ và là việc trung thực nhất: nếu sau hai tuần không ai dùng, thì
buổi đào tạo đã không có tác dụng — và đó là dữ liệu cho BENEFIT.