174 lines
5.7 KiB
Markdown
174 lines
5.7 KiB
Markdown
# PROCESS — Quy trình AS-IS / TO-BE — <Tên quy trình>
|
||
|
||
| | |
|
||
|---|---|
|
||
| **Version** | 1.0 |
|
||
| **Date** | YYYY-MM-DD |
|
||
| **Author** | <BA> (skill ba-2-analysis) |
|
||
| **Status** | 🟡 Draft |
|
||
| **Approved by** | — |
|
||
| **Source** | BRIEF_… v1.0 · ELICITATION_… |
|
||
| **Scope** | |
|
||
|
||
## Change Log
|
||
|
||
| Version | Date | Người sửa | Thay đổi | CR |
|
||
|---|---|---|---|---|
|
||
|
||
---
|
||
|
||
## 1. Phạm vi quy trình
|
||
|
||
| | |
|
||
|---|---|
|
||
| **Tên quy trình** | |
|
||
| **Điểm bắt đầu** | *(sự kiện gì kích hoạt)* |
|
||
| **Điểm kết thúc** | *(kết quả gì thì coi là xong)* |
|
||
| **Tần suất** | *(mỗi ngày / mỗi giao dịch / cuối tháng…)* |
|
||
| **Khối lượng** | *(bao nhiêu lượt mỗi kỳ)* |
|
||
| **Vai trò tham gia** | |
|
||
|
||
---
|
||
|
||
# PHẦN A — AS-IS (hiện trạng)
|
||
|
||
## A1. Sơ đồ luồng
|
||
|
||
```mermaid
|
||
flowchart TD
|
||
START(["Sự kiện kích hoạt: …"]) --> A1["A1. <việc> · <vai trò> · ⏱ …"]
|
||
A1 --> A2["A2. <việc> · <vai trò> · ⏱ …"]
|
||
A2 --> D1{"<điều kiện>?"}
|
||
D1 -->|Có| A4["A4. …"]
|
||
D1 -->|Không| A3["⚠️ P1 · A3. <việc> · ⏱ …"]
|
||
A3 --> EXT[["📄 Gọi điện / file Excel thủ công"]]
|
||
EXT --> A2
|
||
A4 --> END(["Kết thúc: …"])
|
||
```
|
||
|
||
**Quy ước hình dạng** *(không tô màu — xem `diagram-rules.md` §3)*:
|
||
|
||
| Hình | Cú pháp | Nghĩa |
|
||
|---|---|---|
|
||
| Bo tròn | `(["…"])` | Bắt đầu / kết thúc |
|
||
| Chữ nhật | `["…"]` | Bước xử lý |
|
||
| Thoi | `{"…"}` | Điểm quyết định |
|
||
| Khung đôi | `[["…"]]` | Ngoài hệ thống / làm thủ công |
|
||
|
||
Đánh dấu bằng **tiền tố trong nhãn**: `⚠️ P1 ·` điểm đau · `🔁` làm lại · `📄` file thủ công.
|
||
|
||
🔴 ID node (`A1`, `D1`) phải **khớp cột `#` của bảng A2** — đó là thứ nối sơ đồ với bảng (W13).
|
||
|
||
## A2. Bảng chi tiết từng bước
|
||
|
||
| # | Bước | Ai làm | Input | Output | Công cụ | ⏱ Thời gian | Ghi chú |
|
||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
||
| A1 | | | | | | | |
|
||
| A2 | | | | | | | |
|
||
|
||
**Tổng thời gian một lượt:** … · **Số người liên quan:** …
|
||
|
||
Cột **⏱ Thời gian** là cột chỉ ra chỗ đáng tự động hoá. Không có nó thì TO-BE chỉ là ý kiến.
|
||
|
||
## A3. Điểm đau
|
||
|
||
| ID | Bước | Vấn đề | Tần suất | Hậu quả đo được | → RQ |
|
||
|---|---|---|---|---|---|
|
||
| P1 | A3 | | | | RQ-0nn |
|
||
|
||
## A4. Đường tắt / cách làm ngoài quy trình
|
||
|
||
*Chỗ người ta lách quy trình. **Mỗi đường tắt là một nhu cầu hệ thống chưa đáp ứng** — đây
|
||
là spec ẩn, đừng bỏ qua.*
|
||
|
||
| # | Ai làm | Làm gì ngoài quy trình | Vì sao phải làm vậy | Ẩn ý về yêu cầu |
|
||
|---|---|---|---|---|
|
||
| 1 | | *(vd: giữ file Excel riêng)* | | |
|
||
|
||
## A5. Ngoại lệ
|
||
|
||
| # | Ca ngoại lệ | Tần suất | Hiện xử lý thế nào | Ai xử lý | TO-BE có xử lý? |
|
||
|---|---|---|---|---|---|
|
||
| E1 | | …/tháng | | | ☐ |
|
||
|
||
🔴 Mọi dòng ở đây phải có câu trả lời ở cột cuối. Ngoại lệ bị bỏ quên ở GĐ2 sẽ quay lại
|
||
thành defect ở UAT.
|
||
|
||
## A6. Hệ thống & dữ liệu đang dùng
|
||
|
||
| Hệ thống | Vai trò trong quy trình | Ai quản trị | Dữ liệu liên quan |
|
||
|---|---|---|---|
|
||
|
||
---
|
||
|
||
# PHẦN B — TO-BE (đề xuất)
|
||
|
||
## B1. Sơ đồ luồng
|
||
|
||
```mermaid
|
||
flowchart TD
|
||
START(["Sự kiện kích hoạt: …"]) --> B1["🆕 B1. <việc> · <vai trò> · ⏱ …"]
|
||
B1 --> B2["⬜ B2. <việc> · <vai trò>"]
|
||
B2 --> D1{"<điều kiện>?"}
|
||
D1 -->|Có| B3["🔄 B3. <việc, đã đổi cách làm>"]
|
||
D1 -->|Không| END(["Kết thúc"])
|
||
B3 --> END
|
||
```
|
||
|
||
*Đánh dấu mỗi bước bằng **tiền tố trong nhãn**: `🆕 MỚI` · `🔄 ĐỔI` · `⬜ GIỮ NGUYÊN`.
|
||
Bước `➖ BỎ` **không vẽ trong sơ đồ TO-BE** — nó nằm ở bảng B4, vì vẽ một bước không còn tồn
|
||
tại sẽ gây hiểu nhầm.*
|
||
|
||
**Đặt cạnh nhau để so sánh:** sơ đồ A1 và B1 dùng chung quy ước hình dạng, nên mở hai mục
|
||
cạnh nhau là thấy ngay bước nào biến mất và bước nào thêm vào.
|
||
|
||
## B2. Bảng chi tiết từng bước
|
||
|
||
| # | Bước | Loại | Ai làm | Input | Output | Hệ thống | ⏱ Dự kiến | US |
|
||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
||
| B1 | | 🆕 | | | | | | US-0nn |
|
||
|
||
**Tổng thời gian dự kiến:** … *(so với AS-IS: …)*
|
||
|
||
## B3. Đối chiếu điểm đau → cách xử lý
|
||
|
||
*Bảng bắt buộc. Mỗi điểm đau ở A3 phải có một dòng.*
|
||
|
||
| Điểm đau | Bước TO-BE xử lý | Cách xử lý | Hiệu quả kỳ vọng | Nếu không xử lý: lý do |
|
||
|---|---|---|---|---|
|
||
| P1 | B2 | | | |
|
||
|
||
Điểm đau không có bước nào xử lý ⇒ hoặc TO-BE thiếu, hoặc nằm ngoài phạm vi — **ghi rõ ở
|
||
cột cuối, không để trống**.
|
||
|
||
## B4. Bước bị bỏ — ai làm thay
|
||
|
||
| Bước AS-IS bỏ đi | Việc đó giờ ai/cái gì làm | Xác nhận bởi |
|
||
|---|---|---|
|
||
|
||
## B5. Bước mới — ai có thời gian làm
|
||
|
||
| Bước mới | Ai làm | Thêm bao nhiêu thời gian/ngày | Đã hỏi người đó chưa |
|
||
|---|---|---|---|
|
||
|
||
🔴 Bước mới đổ việc lên một vai trò đã quá tải là lý do phổ biến khiến hệ thống đúng spec
|
||
mà không ai dùng.
|
||
|
||
## B6. Thay đổi với người dùng
|
||
|
||
| Vai trò | Trước | Sau | Cần đào tạo gì | Mức kháng cự dự kiến |
|
||
|---|---|---|---|---|
|
||
|
||
---
|
||
|
||
## 2. Open Questions
|
||
|
||
| ID | Câu hỏi | Hỏi ai | Từ ngày | Chặn gì |
|
||
|---|---|---|---|---|
|
||
|
||
## 3. Ngoài phạm vi
|
||
|
||
- Thiết kế màn hình → GĐ3 `SRS`
|
||
- Quy tắc chi tiết → `BR_…md`
|
||
- Phân quyền → `RBAC_…md`
|